Vom Notruf bis zur Buchhaltung – alles in einem Programm.
Webbasierte, cloudfähige Komplettlösung mit künstlicher Intelligenz, digitaler Unterschrift am Handy, automatischer DATEV-Übergabe und E-Rechnung nach EN 16931. Entwickelt im laufenden Betrieb eines Abschleppdienstes – für Abschleppdienste.
Kennen Sie das?
- Auftragszettel, Excel-Listen und ein Rechnungsprogramm, das vom Rest nichts weiß
- Aufträge kommen per Mail – und keiner merkt, dass sie seit einer halben Stunde liegen
- Halterdaten, Kennzeichen und FIN werden vom Fahrzeugschein abgetippt
- Unterschriften auf Papier, die erst Tage später im Büro ankommen
- Sammelüberweisungen von Clubs und Versicherungen, die von Hand zugeordnet werden
- Regale voller Ordner – und das eine Blatt, das man gerade braucht, findet keiner
- Jeden Monat Ordner zum Steuerbüro – und die E-Rechnungspflicht vor der Tür
SchleppWerk macht damit Schluss.
Der komplette Ablauf – in einer gemeinsamen Datenbank
SchleppWerk bildet alles ab: Auftrag, Einsatz, Sicherstellung, Abholung, Rechnung, Zahlung, Mahnung und Buchhaltung – ohne Doppelerfassung. Es läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone; Ihre Fahrer arbeiten über persönliche Handy-Links, ganz ohne App-Store.
Auftrag & Disposition
- Auftraggeber, Einsatzgrund, Einsatzort, Verbleib, Abstellplatz
- Auftragsmails von Clubs und Versicherungen werden automatisch gelesen
- Schleppfahrzeuge, Mitarbeiter, mehrere Standorte
- Preisgruppen, Einsatzmittel übersichtlich in Rahmen, Standgeld-Staffeln
- Kostenvoranschlag, Abtretung, Briefe aus Vorlagen
Fahrer & Smartphone
- Persönliche Handy-Links – keine App-Installation
- „Mein Auftrag“: der zugewiesene Auftrag mit Navigation und Anruf-Knopf
- Einsatz unterwegs eintragen, Unterschriften vor Ort
- Einsatz beenden mit Fotos und Kilometerstand – das Büro bekommt eine SMS
- Belege unterwegs fotografieren – direkt in der Buchhaltung
- Nachtarbeit und Zuschläge auswertbar
Rechnung & Zahlung
- OP-, Bar-, EC- und Mietwagen-Rechnungen, Gutschrift, Storno
- Rechnung per E-Mail oder als SMS-Link
- Kasse direkt aus der Rechnung
- Doppelzahlungen werden erkannt
Mahnwesen
- Mahnstufen mit eigenen Fristen und Texten
- Offene-Posten-Listen, sortiert nach Datum oder Kunde – für Clubs, Versicherungen, Autohäuser
- Übergabe an Anwalt/Inkasso mit allen Unterlagen
- lückenloses Mahnprotokoll
Buchhaltung & DATEV
- Bank-, Kassen- und PayPal-Konten
- Jede Rechnung automatisch an DATEV – mit Protokoll
- Eingangsrechnungen automatisch aus den Postfächern
- USt-Auswertung, Umsatz und Liquidität
Behörden & Sicherstellung
- Automatische Sicherstellung je Auftraggeber
- Polizei- und Behördenlisten als Druck/PDF
- „Nicht abgeholt“: Vorgehen, Verschrottung, Info an den Auftraggeber
- Unterlagen an die Behörde, sobald bezahlt
Der Anruf oder die Auftragsmail wird zum Auftrag, der Fahrer arbeitet am Handy, der Kunde unterschreibt digital, die Rechnung entsteht aus dem Auftrag – und landet automatisch bei DATEV.
Vom Postfach aufs Fahrer-Handy – kein Auftrag bleibt liegen
Clubs, Versicherungen und Autohäuser schicken ihre Aufträge per E-Mail. SchleppWerk holt sie aus Ihrem Auftrags-Postfach, die KI liest Auftraggeber, Auftragsnummer, Kennzeichen, Fahrzeug, Einsatzort, Ziel und Telefonnummern aus – auch aus PDF-Anhängen. Mit einem Klick wird daraus der Auftrag.
Automatisch gelesen
- Mail und Anhänge werden erkannt: neuer Auftrag, Nachtrag oder Storno
- doppelte Mails desselben Auftrags werden zusammengeführt
- Auftraggeber fest zuordnen, z. B. „AvD = Ihr AvD-Kunde“
An den Fahrer weitergeleitet
- Disponent sieht den Auftrag am Handy, schreibt einen Zusatz und wählt den Fahrer
- der Fahrer bekommt einen automatischen Anruf: „Ein neuer Auftrag ist eingegangen“
- am Handy erscheint „Mein Auftrag“ – Einsatz starten, navigieren, anrufen
Alarm, wenn nichts passiert
- SMS an das Büro, wenn ein Auftrag nicht geöffnet wird
- und wenn der Fahrer nach dem Öffnen nicht startet
- Fristen selbst einstellbar
Sauber abgeschlossen
- „Auftrag beendet“ mit Fotos und Kilometerstand – SMS an das Büro
- Kilometerstand als Pflicht je Auftraggeber (z. B. Versicherer)
- Endzeit, Fotos und Zusatz landen automatisch im Auftrag
Rechnung und Vorgang
- Auftrags-PDF und Rechnungs- bzw. Vorgangsnummer direkt in der Einsatzliste
- bereits bearbeitete Aufträge werden automatisch zugeordnet
- nichts wird gelöscht – jeder Auftrag bleibt nachvollziehbar
Ab sofort nur noch ein Ordner
Auftragsordner, Belegordner, Rechnungsordner, Schriftverkehr, Behördenpost – SchleppWerk ersetzt sie alle.
Jedes Dokument liegt digital genau dort, wo es hingehört: beim Auftrag, bei der Rechnung, bei der Buchung. Kein Suchen im Regal, kein Kopieren, kein Ablegen – gefunden in Sekunden, von jedem Arbeitsplatz und unterwegs. Und keine Ordner mehr, die jeden Monat zum Steuerbüro getragen werden: alles digital.
Alles am Auftrag
- Fahrzeugschein, Auftragsformular, Fotos, Schadenmeldung, Abholbescheinigung
- unterschriebene Formulare landen automatisch in den Anlagen
- die KI benennt jede Anlage selbst
Belege an der Buchung
- Eingangsrechnung an der Verbindlichkeit, Beleg an der Kontobuchung
- fehlende Belege werden rot markiert
- auch Quittungen und Kassenbelege
Dokumente & Schriftverkehr
- Verträge, Behördenpost, Versicherungs- und Anwaltsschreiben
- mehrere PDFs je Vorgang, Suche nach Name, Text, Datum
- Versand per Mail mit gesichertem Link und Vermerk
Zahlungen & Abrechnungen
- Zahlungsavise an der Bankbuchung
- Club-Gutschriften am Vorgang
- Mahnungen und Protokoll am offenen Posten
Sicher abgelegt
- Dateien nur mit Anmeldung sichtbar
- Rechte je Mitarbeiter
- regelmäßige automatische Datensicherung
Keine Ordner mehr zum Steuerbüro
- Belege und Rechnungen automatisch digital an DATEV
- Versandprotokoll zeigt, was angekommen ist
- kein Papierstapel mehr zum Monatsende
KI, die wirklich Arbeit spart
Die eingebaute Dokumentenerkennung liest aus – Sie prüfen nur noch und speichern. Nichts wird ungesehen übernommen.
- Auftragsmails: Auftraggeber, Kennzeichen, Einsatzort und Ziel aus Mail und PDF-Anhang
- Fahrzeugschein: Halter, Anschrift, Kennzeichen, Fahrzeug und FIN stehen im Auftrag, bevor der Fahrer wieder im Wagen sitzt
- Dokumentenstapel: mehrere Unterlagen auf einmal – die KI benennt jede Anlage
- Ausweis des Abholers für die Abholbescheinigung
- Eingangsrechnungen aus dem Postfach oder vom Handy-Foto, auch handschriftliche Belege
- Zahlungsavise: Sammelzahlungen werden jeder Rechnung zugeordnet
- Club-Gutschriften (z. B. AvD) als Stapel einlesen und dem Vorgang zuordnen
Die KI ist an einer Stelle angebunden und lässt sich gegen einen anderen Anbieter austauschen – Sie sind nicht von einem einzelnen KI-Hersteller abhängig.
Digitale Unterschrift – am Handy des Kunden
- Auftragsformular per SMS oder E-Mail-Link – der Kunde unterschreibt mit dem Finger, das PDF liegt automatisch beim Auftrag
- Abholbescheinigung mit Unterschrift im Vollbild, Ausweisdaten per KI
- Verschrottungsauftrag per SMS-Link – dokumentiert mit Datum, Uhrzeit und Ort
- Kopie an den Kunden per Mail oder SMS – ohne Scanner
Bei SchleppWerk schon Alltag
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 wird das Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Mit SchleppWerk stellen Sie schon heute E-Rechnungen aus:
- ZUGFeRD nach EN 16931 – im täglichen Einsatz: lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML
- XRechnung mit Leitweg-ID für Behörden und öffentliche Auftraggeber
- Format je Rechnungsempfänger einstellbar – automatisch per E-Mail an Kunde und DATEV
- Empfang über den automatischen Rechnungseingang – ZUGFeRD und XRechnung werden gelesen
Was SchleppWerk kann – und viele andere nicht
Alles in einer Datenbank
Auftrag, Rechnung, Zahlung, Mahnung und Buchhaltung greifen ineinander – keine Doppelerfassung.
Nur noch ein Ordner
Alle Dokumente digital am richtigen Vorgang – statt Regalmeter voller Aktenordner.
Unterschrift per SMS-Link
Auftrag, Abholung und Verschrottung digital unterschrieben – auch aus der Ferne.
Automatische DATEV-Übergabe
Rechnungen gehen beim Erstellen an DATEV, Fehlversuche werden nachgesendet.
Gutschriftverfahren für Clubs
Portal-Abrechnung (z. B. AvD) mit eigener Vorgangsnummer – ohne doppelten Steuerausweis.
Kein Auftrag bleibt liegen
Auftragsmails werden gelesen, an den Fahrer weitergeleitet und überwacht – mit Anruf und Alarm-SMS.
Unabhängig vom KI-Anbieter
Die KI ist an einer Stelle angebunden und lässt sich austauschen.
Aus der Praxis
Entwickelt und täglich genutzt in einem Abschleppbetrieb mit zwei Standorten.
Sicher, einfach, auf Ihren Betrieb eingestellt
Webbasiert & cloudfähig
- läuft im Browser – Chrome, Edge, Safari
- Büro, Zuhause und unterwegs
- keine Installation, keine Updates am Arbeitsplatz
- gehosteter Server mit automatischer Datensicherung
Benutzer & Rechte
- Konten für Büro, Disposition, Fahrer, Steuerberater
- Rechte fein einstellbar
- Passwort und PIN, Anmeldeprotokoll
- Bearbeitungssperre gegen gleichzeitiges Ändern
Einführung
- Einrichtung Ihrer Stammdaten und Preise
- Übernahme vorhandener Listen nach Absprache
- Einweisung von Büro und Fahrern
- Ansprechpartner aus der Branche – kein Callcenter